OpenText邁向人工智能

OpenText諮詢服務副總裁Marc St-Pierre(左)及OpenText亞太區銷售總監George Harb

OpenText的eDOCS業內最流行文件管理系統方案,最初為法律行業廣泛採用,後來擴展至各行各業。eDOCS以靈活和易用聞名,再陸續加入個人化和流動設備支援。新版本的eDOCS,甚至加入了人工智能,向用戶推薦內容和專家,甚至提建如何撰寫文件的語氣。

OpenText亞太區銷售總監George Harb說,eDOCS是OpenText一向為「企業信息管理方案」(Enterprise Information Management,EIM)的領導廠商;律師行業已廣泛採用,傳統上,信息管理系統只處理文件,但隨著數碼化轉型,不少內容從開始,已經以數碼格式產生,EIM可處理任何格式的內容,從文字以至多媒體,甚至是雲端應用。

eDOCS推出第16.3版本更新,開始兼容Office 365。OpenText和Microsoft建立了策略性聯盟關係,即使是Office 365雲端服務如Exchange和SharePoint Online等,亦可通過eDOCS檢索,備份或存檔,以符合法規監管和管治要求。

eDOCS除了具備檢索(Search)功能,甚至具備「電子化資訊探索」(eDiscovery)的自動發拙功能,從大量資料中識別潛在的證據。eDiscovery以往多用於民事或刑事訴訟,發掘可供案件援引的證據;eDOCS的檢索範圍,遠超電子郵件和Word文件內容,跨越不同格式和內容平台,從PDF或以至網頁,用戶毋須逐個平台搜尋,同一介面呈現所有結果。

Harb說,以往eDOCS應用集中於法律行業,目前擴展至更多行業;包括了政府、學術、金融、甚至製造業和採礦。

新版eDOCS可從單一介面,以InfoCenter的介面,整合文件的來源,並根據用戶的個人習慣和工作性質,快速呈現文件,以供存取和修改。eDOCS又加進大量個人化設定,同一介面甚至可管理其他應用。Harb表示,類似的功能,難以由SaaS形式的內容管理系統提供,也是eDOCS獨有優勢。

InfoCenter邁向流動設備

eDOCS的InfoCenter儀表板,亦支援流動設備和智能電話,以流動App呈現用戶文件,最近修改和歷史版本,檢索重要相關文件,亦可Check in/Check out安全修改,根據用戶自行要求的定義,隨時隨地檢索企業內資料。

OpenText諮詢服務副總裁Marc St-Pierre說,eDOCS最簡單部署,可只單純作為文件管理,再演變過渡至更高階應用,管理所有數碼化的內容,並確保遵守企業管治和法規,最後甚至優化企業的決策,自動過濾內容,從沙裡淘金,找出最具價值和相關的內容。

St-Pierre說,未來eDOCS加入人工智能,可透過機器學習,為EIM系統注入突破性知識管理功能;根據內容語意,建議最有關係內容,甚至找出具備某方面專長的同事。

evolution of EIM
OpenText可從簡單的內容管理,變演成優化企業運作的工具

eDOCS加入人工智能

下一版本的eDOCS,毋須根據特定「關鍵字」(Keyword),用觀念(Concept)已經可以檢索,例如指示系統找出環境法例所有文件,即使文件內,從未載有該關鍵字或用語,單從內容指涉,eDOCS已可自行分類;根據不同字源,文字的統計關係;相關重要性,毋須人手的評分,就懂得推薦給用戶,更容易從檢索找到資料。eDOCS也能從語義(Linguistic)分析掌握內容,訓練eDOCS引擎明白文件相關性。

另一AI的功能,則可尋找企業內某方面的專家(Expert);AI引擎除了按該觀念回應內容,也可推薦具備專長的作者。「從統計數據,以及文件提及有關觀念次數,推斷一章文件是否集中討論某項觀念,其深入程度和相關性,從內容創作者,過程中參考的人物,eDOCS找出相關題材的內部專家。」

eDOCS甚至可判斷文件的語氣,透過情緒(Sentiment)分析,判斷文件獲客戶接受的機會率。「例如說eDOCS可閱讀合約內容,判斷合約的條件,是否充滿負面語氣,再估計另一方願意接受可能程度,建議修改方式,以增加對方接受可能性。」

AI技術也可自動化文件分類(Categorization),加入適當「標籤」(Tag)。以往,用戶靠不同標籤或關鍵語分類文件,有時即使用戶,亦分不清楚分類的邏輯。eDOCS透過文容分析,理解重點後,推薦合乎業界要求分類,即使有關詞彙,從未出現文件內,也可透過分類學(Taxonomy)區分;設計不同標籤,甚至建立總結或簡介,供搜尋者參考。

隨著企業的內容價值愈來愈高,eDOCS確保文件生命周期,從產生至歸檔合乎管治要求,減低風險,也為企業創造價值,以內容改善運作效率。

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