數據成寶貴資源 雲端財務系統興起

Workday
Workday財務管理產品策略副主席Tim Wakeford(左)及Aon亞太區財務總監Rishi Mehra

近年以來,Workday以雲端應用程式(SaaS)提供人力資源應用,取得一定程度成功。Workday也具企業財務功能。企業財務跟人力資源市場分別在於,財務管理人員較為保守,以SaaS管理財務報表,會否成為潮流?

Workday是完全根據雲運算特性,從開始以SaaS建立起來的財務應用,特點是安全性和存取速度,針對雲運算設計;對跨國企業而言,多地財務系統毋須定時合併,可減低了結算時間。

SaaS軟件也有其他優點,包括了更一致和標準化的報表和程序。數據位於雲端也便利了分析,甚至可結合其他數據作出比較,從而知道是否偏離了市場普遍標準。另外系統更新頻繁,升級風險也較內部系統為低。

每年Workday版本升級兩次,客戶可建議加入新增功能,針對因環境或法規要求更新,報表可相應作出更新。

此外,企業數據趨於分散,分支機構眾多,始果再有收購合併,財務數據分散各地和不同系統,往往要定時整合,更難作實時分析。

Workday財務管理產品策略副主席Tim Wakeford,曾是倫敦一家地產發展商財務總監,業務分散三十多個國家。各地使用不同財務系統,無法快速找出洞見,分析每宗交易盈利,團隊要耗大量時間整合數據,最終轉用Workday。

財務系統分散和缺乏標準,也消耗大量人力在核對和整合,財務團隊無法提供更高增值服務。

Wakeford表示,財務官角色開始轉變,從只管理財務報表和結算,也涉足分析工作。財務總監要分析業務,留意業務風險,爆發危機前提醒管理層。不少企業財務管理出現違規,原因是數據分散,風險就會愈高。系統無法在違規之前警報,數據過於分散,無法快速分析,缺乏應對金融環境的適應能力(Resilience)。

從適應能力的角度,跨國經營企業面臨挑戰,會計準則和法規經常轉變,經營環境也不斷突變,從中美貿易磨擦和英國脫鈎,系統也須迅速調整,反映成本和經營因素,對如何影響財務狀況。

另一個風險則是數碼化轉型(Digital Transformation)之下,企業應用新科技後可能計來的新風險。不少財務總監意識到,數碼科技會改變企業的經營環境,如何應對卻是茫無頭緒。

雖然說,企業有大量的數據,卻無法從數據找出具意義的容容,甚至無從判斷所持有資產所涉及的風險(Risk Exposure);遇上市況風高浪急,就會更加嚴峻。

Wakeford認為財務總監角色改變,除了處理財務數據,也必須結合外部非財務資料作出分析,為管理層作出更大貢獻。

財務總監也要檢討未來所須要的技能。究竟財務總監是否只原地踏步,只是處理會計和財務報表,抑或是須具備更多技術,包括了財務分析,甚至數據科學家的技能,以從浩瀚數據,找出增長亮點,或者業務面臨的風險。

他認為,新一代的財務人員,其實比上一代,更明白數據重要性。不過,先決條件是財務團隊須快速找到適當數據,才能作出分析。財務系統如果獨立運作,難以結合其他數據,並整合作出分析,例如人事和市務數據,再與財務數據作出比較,以顯示人事結構或市務的投資回報。

數據對企業經營愈來愈重要,也是何以雲端運算,成為數碼化轉型的重要一步。

以數據作主導,作為決策根據,也逐漸影響企業的文化。企業要建立數據文化,參考客觀數據作出決策,有時甚至要重新定義領導層之間的合作。財務總監要與資訊總監(CIO)及人力資源總監(CHRO)等,合作更無間。

Aon亞太區財務總監Rishi Mehra說,Aon也是在多地經營,須以更標準化的財務系統,從整體分析財務狀況。Aon有超過一半辦公地點,已採用了Workday,取代多個地區,採用不同版本財務系統。

Workday也發表最新環球調查《重塑財務定義》(Finance Redefined),發現財務功能的數碼化發展,仍未如理想。研究訪問了超過670位環球企業財務高層,了解未來財務功能和財務領導觀點。逾三分一(38%)受訪者來自每年營收超過10億美元企業,35%受訪者來自5億至10億美元的中型企業。

研究結果顯示,財務部門若要充分發揮潛力,須投資於提供策略性洞察的人才及能力以促進明智決策。然而,研究發現,許多企業就是難以整合財務和非財務數據,以至財務部門缺乏相關技能,高層管理之間協作效率低,無法攜手作出以數據為主導的決策,致使許多企業的財務部門,均無法提供上述的洞察力。

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