2017年第二季編輯之選:Open Text InfoArchive新一代存檔方案

近年,雲運算、物聯網(IoT)和流動應用程式大行其道。說到底,就是為了簡易便捷,同時又可透過自動化、提增加靈活性和流動性,大幅提升企業的工作效率。

星島IT廣場2017年第二季編輯之選的4個入圍方案,亦不約而同地實現了互動互連,從而簡化或加快企業工作流程。其中,全球運作的Azure雲端數據庫CosmosDB,可同時支援4種服務承諾(SLA)分散,包括:吞吐量(Throughput)、延遲度(Latency)、可用性(Availability)和一致性(Consistency),因其可兼顧低延遲和一致性,故可擴充至數以十億計的交易吞吐。至於由綠島電信代理的Open Text,則致力簡化並統一辦公室文件檔案及傳真管理,因而一舉奪得第二季編輯之選其中3個席位。

Open Text RightFax的模組化功能專門針對高傳真量或對應用程式整合需求殷切之用戶,能迎合企業級用戶的業務需求,並透過OCR辨識技術,讀取傳真的文字內容,大幅簡化歸檔程序。

Open Text連下三城     InfoArchive解決棘手問題

由綠島電信代理的Open Text,於今季一舉奪得三個入選席位,入選方案分別為:OpenText Capture Center、OpenText RightFax和OpenText InfoArchive。

自OpenText乘Dell與EMC合併重組時收購了Documentum,頓成全球企業內容管理(Enterprise Content Management,ECM)最大廠商。雖然Documentum與OpenText功能有重疊之處,但Documentum還包括了新一代存檔方案InfoArchive,令OpenText功能上更加完整。

OpenText的InfoArchive屬於新一代存檔方案,原理為將原本結構或非結構性的資料,轉譯為公開的格式,再經過壓縮,置於較低價儲存媒體,例如易於擴充的檔案系統(NAS)。InfoArchive封存數據後,應用和硬件可完全退役;數據內容和存取權限,卻原封不動保留下來,可利用不同介面搜尋,甚至摸擬原本的應用介面,續繼給用戶搜索,亦支援Restful API等,供不同應用輸出成PDF、CSV、XML、JSON或者HTML等公開格式。如此一來,因受數據保存政策(Retention Policy)所規定,在法規要求下至少保存七年的客戶資料,就毋須花費高昂成本來維護已退役的應用,仍可成功存取。

市場上的存檔方案,不少只針對結構數據。InfoArchive可同時處理非結構數據,甚至影像、聲音和視頻等,如醫療X光照和MRI影像、客戶錄音等。同一系統儲存結構和非結構數據,不單較省錢和易於管理,也較易符合法規要求。InfoArchive也針對了以往存檔一些棘手問題,如資料存取權限。資料存檔後,仍有不少屬於個人敏感資料,存檔方案如後外洩資料,亦可能會違規。雖然說,存檔資料可能有不少內容,可供大數據分析用途,不少醫療數據,就甚具研究價值;但病人身份和病情卻要求保密,保險公司也資料可推算精算統計,但客戶資料亦屬於機密。InfoArchive則可用時於數據分析和管治方面,為舊數據增值。不同來源數據可以共存,合併成為大數據平台,供分析和建立預測性模式。

RightFax自家開發專屬整合工具

現時,仍有不少行業如物流、銀行、地產、保險業或出入口貿易等,相當倚重文件及表格傳真。雖然企業為提升工作效率,不少已設置傳真伺服器,讓員工得以透過電腦或電郵收發傳真,惟在這個萬物互聯的世代,傳統傳真方案已不敷數碼企業營運所需。

是次入選第二季的Open Text RightFax,在傳真平台領域具廿五年經驗。其模組化功能,專門針對高傳真量,或對應用程式整合需求殷切之用戶,更能迎合企業級用戶的業務需求。較之傳統電子傳真以影像圖片形式傳送,RightFax的PDF模組,可透過OCR辨識技術,讀取傳真的文字內容,若配合「Searchable PDF」模組,即可針對傳真內容進行關鍵字搜尋、文件管理及編制索引,大幅簡化數據搜尋和歸檔程序。

PDF文件容量較圖片影像少得多,更便於存取,加上用戶可為傳真檔案設立讀取權限,為PDF進行加密,對須符合法規遵從的企業而言,實有莫大裨益。除了Searchable PDF模組,RightFax的Barcode Routing、業務可持續性,和加入支援Office等優化功能,亦備受企業客戶歡迎。至於電郵整合方面,亦開發了專屬的Connector整合工具,以對應企業最常採用的SMTP、Microsoft Exchange及Lotus Notes;同時亦提供整合Microsoft Office 365及Gmail的Connector整合工具,讓用戶可隨時隨地透過電郵整合介面收發傳真。

此外,物流、銀行金融、地產、保險業、電訊業、出入口貿易、政府部門、製造業及服務業等垂直行業,每每將傳真通訊整合至其他企業應用,如客戶關係管理(CRM)或企業資源規劃(ERP)等。而RightFax的優勢,在於其自家開發的專屬整合工具,讓用戶可藉簡單的配置步驟,無縫整合RightFax與SAP、Oracle Purchasing及FileNet等應用;RightFax並提供多個Connector整合工具,以對應市場上不同品牌的多功能打印系統。

OpenText Capture Center智能辨識化圖檔為文字

企業接收傳真,不少為圖像檔案。這些檔案對電腦而言不過是沒意義的像素,員工若須擷取其中的文字內容,要不重新以人手輸入,要不手動掃描,然後使用光學文字辨識(OCR)功能,讀取這類圖像中的文字,從而將影像複製成文字檔。

入圍今季編輯之選的OpenText Capture Center(OCC),則可分別採用OCR、智能文字辨識(ICR)和智能檔案辨識(IDR)等進階技術,將存於掃描影像及傳真的內容,化為電腦可讀取的檔案,從而免卻員工花時間手動轉檔,簡化工作流程、提升員工生產力。

OCC可從不同渠道和設備讀取圖檔,包括:高端掃描裝置、多功能打印系統(MFP)、檔案系統資料夾、電郵伺服器、Microsoft SharePoint伺服器及FTP等;OCC均可將並將文檔、表格及傳宜快速且具效率地數碼化。進行辨識前,OCC會先為檔案類型分類(如屬發貨單、保險索償、客戶反饋表等等)。OCC繼而會採用OCR、ICR及IDR等文字辨識技術,自數碼影像擷取業務數據,免除人手輸入的麻煩。

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