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費用管理潛在漏洞添管治風險

企業流動性高,相應的開支亦不會少。員工出差、應酬、交通等開支統統需要申報,然而若缺乏妥善統一管理流程,往往容易產生舞弊、不合規、人為錯誤,以致欠缺效率。

SAP旗下差旅、費用和商業帳單管理解決方案供應商Concur,早前委託進行一項調查,結果發現只有少數財務管理人員,已制定費用管理的數碼轉型策略。調查還揭示,雖然流動工作模式正興起,但部分公司仍未能全面支援端對端流動商業運作。調查結果反映出,香港企業的管治、競爭力及員工滿意度,更可能會因此而被削弱。

現行費用管理流程易削弱港企管治效能

該調查發現,香港企業目前所採用的費用管理模式容易被濫用。超過三分之一的財務管理人員表示,他們沒有設置任何自動化解決方案,以檢測潛在的舞弊行為,並同時聲稱他們難以確保費用報銷,是否符合公司規定。更有超過三分之一的僱員承認,曾報銷不合規費用,反映問題嚴重。

此外,47%的財務管理人員憂慮,其費用管理程序易受人為錯誤,和不準確資料的影響。最後,欠缺效率是另一個問題,超過三分之一的僱員認為,費用管理程序涉及太多文書工作,而且十分繁瑣費時。

Concur大中華區董事總經理侯文泰認為:「如果處理不當,舞弊及不合規的情況可能會破壞企業管治,而人為錯誤和欠缺效率,更會對生產力造成負面影響。」

管理模式缺乏數碼轉型策略

香港行政長官林鄭月娥在其首份施政報告中,強調有需要加強香港在數碼範疇的領導地位,反映出人們對「亞洲國際都會」失去競爭優勢,及落後於鄰近國家和地區感到憂慮。

然而,這種數碼轉型只有當整個企業(包括財務部門)都接納有關策略時,才能有效進行。Concur的調查報告顯示,只有不足15%的香港財務管理人員了解「數碼轉型」,以及只有18%已制定財務數碼轉型策略。而因傳統的費用管理流程,比數碼平台更容易產生舞弊、不合規,或人為錯誤的影響,這種財務數碼轉型上的落後,更進一步說明了前文所提及的問題。

侯文泰補充,「調查結果顯示,儘管不少公司聲稱將要進行數碼轉型,但由於財務職能上缺乏數碼轉型的計畫,因此財務部門的領導者,往往被排除在數碼轉型的討論之外。未能讓機構內各個層面進行數碼轉型,將令香港企業在成本控制、審計,和全球競爭力等重要方面受到限制。」

或未能充分配合流動工作模式

隨著流動技術不斷發展,員工現可隨時隨地工作。Concur調查報告亦指出,80%的常規僱員,在工作上愈來愈依賴流動裝置。然而,調查同時發現,儘管有超過三分之二的財務管理人員,聲稱他們的員工可以利用流動裝置提交費用報銷,但近半數的管理人員卻表示,沒有相應的設施支援流動裝置批核費用。換句話說,部分企業在費用報銷方面,並沒有實施端到端的流動解決方案,而這可能會導致員工不滿和生產力下降。

自動和智能的費用管理平台,是調查中發現能解決問題的方法之一。侯氏更指出,解決這些問題的最佳方法,是從智能自動化開始,這樣便可偵測到人為錯誤、在發生舞弊時盡快加以識別、重點指出不符合規定的情況,以及支援流動的員工團隊。除此以外,智能自動化還可以大數據分析,幫助作出更佳的預算和財務決策。舉例而言,分析支出數據,可以洞悉僱員最常使用的商品或服務供應商,這些數據隨後可加以利用,助公司與這些商品或服務供應商進行洽談,獲得更優惠的價格,從而降低營運成本。

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