雲端及流動技術 自動化文件流程

OfficeJet Pro 9010支援手機Smart App,可以處理多功能打印機的多項設定,甚至拍攝掃描卡片,再上載至不同雲端應用。

數碼轉型

隨著雲端儲存和無線列印,HP推出專為小企業設計的新一代HP OfficeJet Pro系列多項能打印機。

三年前,HP重新設計HP OfficeJet Pro系列,與全球多個小微企業交流,推出了新一代的HP OfficeJet Pro。HP OfficeJet Pro支援更多的無線和雲端應用,特別是手機Smart app的整合更帶來不少方便。

但是,手機加上雲端的整合,再加上OCR數據擷取能力,為辦公室的文件流程,帶來了無限的新可能,甚至可完全自動化輸入和產生文件流程,還不用專業人員。

從外表看來,OfficeJet Pro系列跟其他多功能彩色打印機沒分別,也可支援多種不同打印協定,支援掃描、影印、傳真。一般網絡環境內,基本上不須特別設定,甚至安裝驅動程式;Windows 10和Mac環境內,基本上自動發現設備,安裝也沒任何難度。

HP送來OfficeJet Pro 9010作測試,也同屬於上述新家族系列,前方一個約2.65吋觸控顯示屏,控制多項功能,亦可安裝第三方應用和升級軟件。

從設計理念來看,OfficeJet Pro 9010追求簡約,設定管理加求易用,OfficeJet Pro 9010內建了Apple AirPrint,從Mac或者iPhone,任何iOS和macOS蘋果設備,或者支援AirPrint應用,直接找到網絡OfficeJet Pro,並開始列印或掃描,對於蘋果用戶,沒有任何設定難度。

當然,OfficeJet Pro亦支援Google Cloud Print從Google Drive直接列印,只要從Chrome book或Chrome瀏覽器注冊就可啟動, 馬上列印Google格式文件。

即使是Android或者PC用戶,OfficeJet Pro 9010支援(Wi-Fi Direct)Wi-Fi直接列印,只要從任何無線裝置,選取了9010無線AP,再輸入密碼,就可從流動裝置列印,不過Wi-Fi Direct的缺點是手機Wi-Fi設定要連接到9010。

Smart App可以看到多功能打印機上各種耗材的存量,甚至馬上從手機訂購,十分方便。

手機控制打印掃描

較為值得一提,HP推出了HP Smart app,從手機控制各種功能,更加上各種物聯網技術,直接讀到多功能機打印機內,各種耗材剩量,甚至直接訂購。

HP Smart App內的Smart Tasks功能,只需一按,將可將文件掃描至雲端、電郵,掃描後進行文件編輯、内容搜尋,從手機直接將文檔傳送至打印機列印,流程一氣呵成。

HP Smart app可直接控制多功能機上各項設定,甚至直接利用手機拍照傳送文件,當然亦可打印文件,包括從手機直接經HP Print Service Plugin打印,過程甚為簡單,可以支援從PDF或Word等直接從任何手機打印。

HP Smart app有不少功能,最核心功能是自動化日常流程,例如是掃描後執行自動化的動作,例如是支援Smart Tasks,從手機上控制OfficeJet Pro進行掃描,影像馬可上以在HP Smart app出現,以電郵分享、印列出來或者上載到不同雲端儲存。

從Smart App可以打印手機內的文件,並且同時設定列印的方式

智能任務自動化

HP Smart app可自行製作不同的流動,例如選擇手機拍攝文件或掃描後、選擇指定的文件或照片啟動流程,例如抄寫複本到雲端,OfficeJet Pro也具備OCR功能,儲存成可檢索或編輯PDF檔案,並即時儲存到多個不同的雲端儲存,可以儲存到Dropbox、Google Drive、OneDrive、Box、Evernote、Quickbooks等雲端應用。只要在Document Handling Settings設定成PDF檔案格式,然後啟動OCR功能,就可掃描出可編輯文件。HP Smart app掃描支援OCR多國語文;包括繁簡體中文,不過中文掃描OCR準確度,似乎不及純英文,但作為檢索則已相當足夠。

OCR後文件可供檢索和編輯,雖然說部分雲端文件,例如Google Drive,亦可檢索以圖片格式儲存的內容,OCR後的文件卻可進一步處理。

當然,上述流程也可以結合到雲端應用,例如說Google Drive內,可直接儲存PDF為Google Doc,或加入注釋Lumin PDF文檔。

Google Doc可加入自動化執行的Script,文件也可自動執行不同流程,例如整合Docparser等作Data Capture,單據內容可還原變回結構性的內容,自動填寫進Quickbooks或其他財務應用,自動產成新的文件(例如從訂單產生送貨單),甚至是填入香港多家網上銀行,包括了匯豐和DBS都支援雲端財務Xero。’


Smart App可預設多種不同的Smart Tasks,例如說掃描後直接OCR並存入不同雲端儲存,例如是Google Drive,並可設定儲存格式

上述的流程自動化上載後可以在雲端完成,只要從OfficeJet Pro掃描,就可以觸發流程,擷取數據,入賬和歸檔。Xero直接連接到銀行戶口,還可以馬上更新應收賬和賬款到期日,以及過期賬款實時情況!

當然,你也可以直接將訂單資料輸入CRM,包括了Dynamic 365 CRM和Salesforce等。

上述功能也可簡化文件打印或掃描收據後,上載雲端和分享的流程,例如接收到單據後,可能掃描並電郵指定郵箱作備份,或者直接歸檔,以Smart Tasks就可加快預設的流程。

OfficeJet Pro 9010可以利用Ethernet,但大多用戶依賴Wi-Fi無線網絡,支援多項無線列印,故亦具備Wi-Fi自我復修能力,自動進行3階段重新連接,確保Wi-Fi連線穩定。

OfficeJet Pro 9010打印速度達到每分鐘22張,可以自動作雙面影印及掃描,並且具備可載35張紙的自動文件進紙器,而且體積非常小巧,比上一代體積細小了37%。

HP OfficeJet Pro 8020只是港幣1,288元,而今次測試的OfficeJet Pro 9010則為港幣1,588元,最高階的OfficeJet Pro 9020為港幣2,488元。

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